Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Профстандарт секретаря руководителя с 2016 года

Профстандарт секретаря руководителя с 2016 года

Профстандарт секретаря руководителя с 2016 года

Оглавление:

Какое образование должно быть у секретаря руководителя


Простейшие функции, которые должен выполнять работник в данной должности, предписывают наличие среднего образования. Кроме того, большим плюсом при приеме на работу будет документальное подтверждение прохождения программы профессиональной подготовки. Это полезные курсы, которые включают, помимо изучения базовых обязанностей, владение офисной техникой.Диплом пользователя компьютера — неотъемлемая часть компетенции секретаря любого уровня, даже для сотрудника со средним образованием. Если же секретарю вменяется в обязанность обеспечение деятельности руководителя, то в профстандарте особо оговаривается: он должен иметь диплом о высшем образовании, причем не ниже бакалавриата.Однако работа с людьми во многом ориентирована на человеческий фактор.

Если сотрудник проявил организаторские способности и имеет задатки программиста, то, согласно профстандарту секретаря руководителя, на данную должность может быть утвержден работник со средним профессиональным образованием. Что касается административной поддержки руководителя, то эта функция может быть доверена только сотруднику с высшим образованием.Требования по стажу не актуальны для секретаря, отвечающего только за организацию и сбор информации. Однако если речь идет о должности секретаря для руководителя, профессиональный стандарт предписывает соблюдение следующих требований, касающихся стажа:

  1. административная поддержка и аналитика требует 3-х лет присутствия в профессии.
  2. для формирования базы данных (документационной поддержки) соискатель должности обязан проработать 2 года секретарем;

Особенности профессии

Несмотря на постоянное изменение списков самых популярных и востребованных профессий в мире, должность секретаря продолжает оставаться довольно распространенной.

Официально в России эта профессия существует уже три столетия.

В 1720 году ее утвердил Петр I, требования к работникам были достаточно высокими: грамотность, знание законов, умение составлять документы. Первоначально секретарями были только мужчины, сегодня же это преимущественно женская профессия.

Отчасти это связано с тем, что выполнение секретарских обязанностей требует усидчивости, исполнительности, способности выполнять однотипную и монотонную работу.

Какие требования предъявляют современные руководители к сотрудникам, занимающим такую должность?

Секретарь должен быть уверенным пользователем основных офисных компьютерных программ, уметь обращаться с оргтехникой, работать с документацией, обладать хорошими коммуникативными навыками (грамотная речь, умение вести диалог, вежливость, знание этикета). Кроме того, быть внимательным, организованным, дисциплинированным, эмоционально стабильным. Что касается необходимого образования, то в профстандарте секретаря нет жестких требований в этом отношении.

При наличии общего образования достаточно профессионального опыта или специальных курсов. Однако наличие диплома о высшем образовании, как правило, дает преимущество при приеме на работу.

Какова цель создания профстандарта секретаря

Целью создания стандарта является оптимизация кадровой политики на производстве.

Руководителю легче оценивать профессиональные качества работников, ориентируясь на требования стандарта. При этом стандарт актуален и для системы профессионального образования. Методика преподавания в тех учебных заведениях, где реализуются учебные программы по подготовке секретарей, ориентирована именно на профстандарт.

Методика преподавания в тех учебных заведениях, где реализуются учебные программы по подготовке секретарей, ориентирована именно на профстандарт. Студенты данных заведений имеют возможность четко представлять круг своих обязанностей в дальнейшей работе. Им будет легче ориентироваться в нюансах будущей профессии.

Кроме того, знание действующего стандарта на момент трудоустройства — это дополнительный бонус при составлении собственного резюме.

Функции и обязанности делопроизводителей

Специалисты, работающие в сфере секретариата и ДОУ, делятся на несколько категорий в зависимости от того, какие обязанности они выполняют. Делопроизводители должны соответствовать высокому уровню квалификации, поскольку они отвечают за документооборот в организации и контролируют поток документации.

Им необходимо грамотно организовать работу с бумагами, отвечать за их хранение и выполнять другие функции. Обязанности, которые устанавливает профстандарт секретаря делопроизводителя, также включают в себя прием входящих и исходящих деловых писем и звонков, контроль над тем, как соблюдаются сроки согласования и подписания документов различного типа. В настоящее время в каждой организации внедрены специальные системы автоматизированного оборота, заметно упрощающие работу с бумагами.

Важно! Руководство любой компании имеет право самостоятельно менять описание функционала делопроизводителя с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. При этом за основу всегда берется государственный профессиональный стандарт.

Главной задачей любого делопроизводителя является контроль над документооборотом предприятия или его отдельного подразделения. Поскольку делопроизводство подразумевает преимущественно работу с бумагами, стоит отметить, что в штате крупной компании обычно работает несколько таких сотрудников. Перечень их обязанностей указывается в стандарте и подразумевает:

  1. надлежащее хранение документов и создание архива;
  2. полноценную организацию работы с документами;
  3. формирование дел с учетом требований номенклатуры организации.

Прочитайте полезные статьи по теме:

  1. Список обязательных профстандартов

На любом предприятия стандартный перечень обязанностей секретаря начального уровня ограничивается организационными и информационными вопросами.

Сюда входит прием и совершение звонков от лица компании, а также их переключение на необходимых адресатов, прием посетителей, а также ряд других функций, помогающих координировать деятельность отдельной организации.

Обязанности, возлагаемые на секретаря, могут различаться в зависимости от сферы предприятия. В целом полномочия такого сотрудника должны включать работу под руководством с возможностью проявлять самостоятельность для решения задач, планирование деятельности групп сотрудников, а также ответственность за результаты.
В целом полномочия такого сотрудника должны включать работу под руководством с возможностью проявлять самостоятельность для решения задач, планирование деятельности групп сотрудников, а также ответственность за результаты. Профстандарт секретаря стандартной категории содержит следующие функции:

  • Составление плана собственного рабочего времени.
  • Работу с документацией.
  • Организацию переговоров по телефону.
  • Работу с посетителями.
  • Подготовку и проведение различных мероприятий, включая совещания, конференции и многое другое.
  • Контроль над исполнением текущих задач руководства.

Профстандарт «Секретарь руководителя»

В соответствии с его положениями, на эту должность желательно принимать сотрудников, имеющих высшее (на уровне бакалавриата) или среднее профессиональное образование.

Кроме того, приветствуется наличие опыта работы (не менее двух лет).В профстандарте перечислены основные трудовые действия сотрудника:

  1. выбор формы планирования и ведение органайзера начальника;
  2. согласование встреч, переговоров с партнерами, клиентами, сотрудниками;
  3. согласование временных планов с руководителем;
  4. информирование руководителя о времени и регламенте предстоящих мероприятий.

Секретарь руководителя для выполнения перечисленных действий должен обладать рядом умений.

Ставить цели, определять порядок и приоритетность их выполнения, помогать руководителю в распределении рабочего времени, обеспечивать информационную безопасность и выбирать наиболее удобные способы оповещения о готовящихся мероприятиях.

С использованием этих тезисов обычно составляется должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту.Он также должен быть знаком со спецификой основной деятельности организации, положениями трудового законодательства, правилами ведения деловых переговоров.Перечисленные трудовые действия секретаря руководителя включают в себя целый ряд различных обязанностей:

  1. организация проведения рабочих мероприятий и встреч;
  2. контроль исполнения поручений и распоряжений;
  3. хранение документации;
  4. планирование рабочего дня;
  5. организация информационного взаимодействия сотрудников организации и руководства.
  6. оформление рабочей документации;
  7. работа с посетителями в приемной;
  8. разработка локальных актов при необходимости;
  9. поддержание необходимого рабочего порядка в кабинете руководителя;
  10. организация телефонных переговоров и командировок;

стандарта

Как видим, в наименовании документа и самого слово «секретарь» отсутствует.

Называют эту должность специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией. Но проблема в том, что секретарь в каждой конкретной компании выполняет порой совершенно разный набор функций. А в некоторых крупных организациях так вообще созданы целые отделы секретарей, где функционал разделен.

Поэтому применить профстандарт секретаря буквально, описав четко его в должностной инструкции работника в соответствии с Приказом – практически нереально.

Работу секретаря можно разделить на несколько направлений:

  1. работа непосредственно с руководителем (организация его деятельности, помощь, ведение его документации, планирование и т.д.) – тогда мы будем применять профстандарт секретаря руководителя;
  2. работа с документацией и делопроизводством (в трудовые обязанности по данной должности зачастую входит работа с входящей и исходящей документацией, регистрация, хранение, ведение различных журналов, оформление документации по сфере деятельности); в этом случае говорим про профессиональный стандарт делопроизводителя.

В документе (профстандарте) трудовые функции скомпонованы как раз исходя из разных направлений: организационное обеспечение, документационное обеспечение, информационно-аналитическая деятельность и сочетания их. Справка

Профстандарты секретаря

В каждой организации в задачи секретаря входит разный круг функционала.

Обязательно ли применение профстандарта?

Как его использовать во благо? – это описание навыков, которыми должен обладать секретарь, описание функциональных обязанностей, требований по образованию и уровню квалификации, набора должностных обязанностей.

Так как действующее законодательство пошло по пути формализации (нормативного закрепления) круга обязанностей по различным должностям, то это коснулось и такой должности как секретарь. Документ с вышеописанным содержанием принят на уровне нормативного акта (ст. 195.2 ТК РФ) – Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г.

N 276н “Об утверждении профессионального стандарта “Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией”

Профстандарт секретаря руководителя с 2016 года

Смысл разработки профстандартов заключается в том, что их применение к сотрудникам, занимаемым особые должности, становится обязательным.

Для остальных работников применение профессиональных стандартов носит рекомендательный характер и остается на усмотрение руководителя. Изначально планировалось введение профессиональных стандартов обязательным для государственных и муниципальных учреждений, а также для тех компаний, в которых более половины доли участия принадлежит государству. Читайте также Опрос сотрудников о руководителеОднако было принято решение применить профстандарты 2016 года ко всем видам организаций без исключения.

Таким образом, если закон (нормативные акты, Трудовой кодекс и т.д.

) устанавливает обязательное соответствие стандартам сотрудника, то руководитель обязан их применить.

Но как это отразится на сотрудниках секретариата? Профессиональные стандарты в Российской Федерации На данный момент Трудовой кодекс не требует строгого соответствия секретаря руководителя профессиональным стандартам.

Это означает, что в этом случае профстандарты секретаря руководителя 2016 года носят лишь рекомендательный характер.

Следовательно, каждый руководитель может сам решать, требуется ли использовать на практике профстандарты для секретаря с 2016 года.

Также можно учитывать лишь некоторые разделы профессиональных стандартов.

Квалификационные требования

Вот основные требования к этому сотруднику:

  1. умелое владение персональным компьютером, а также любой офисной техникой;
  2. наличие высшего образования в направлении экономики, документоведения, архивоведения;
  3. наличие рабочего опыта на аналогичной или похожей должности, он должен составлять от 1 годового периода.
  4. умение общаться с клиентами;
  5. навыки взаимодействия с любыми видами и формами документации, связанные с оформлением, ведением реестров, архивированием;

Помимо профессиональных умений, к делопроизводителю предъявляется требование по ряду личностных качеств:

  1. коммуникабельность;
  2. аккуратность;
  3. усидчивость;
  4. опрятность.
  5. внимательность;

В ряде ситуаций предъявляется требование, связанное с обязательным знанием английского языка.

Нормативная регламентация

Деятельность делопроизводителя, старшего помощника руководителя, администратора, секретаря регламентируется федеральным (Трудовой кодекс РФ), региональным (приказы, издания, постановления региональных властей) и местным (локальные нормативные акты, распоряжения руководства, должностные инструкции) законодательством.Видео, на котором рассказывается о том, как составлять и вносить изменения в должностные инструкции.Источник: http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/profstandart-sekretarya.html

Чем является профессиональный стандарт секретаря руководителя?

Процесс подготовки и утверждения профессиональных стандартов длится уже несколько лет. Первоначально эти документы носили такой же рекомендательный характер, как и квалификационные справочники ЕКС (для специалистов) и ЕТКС (для рабочих профессий).

Однако с июля 2016 года ситуация изменилась: вступили в действие новые статьи ТК РФ, и теперь профессиональные стандарты обрели силу нормативных актов.

К числу прочих документов этого рода относится и профстандарт секретаря. Он представляет собой официальное описание исполняемых этим специалистом трудовых функций, а также указание на то, какие именно знания, образование и опыт работы требуются для каждой из них. Кроме того, в профстандарте имеется и информация о кодировке работы секретаря по роду занятий (ОКЗ) и видам экономической деятельности (ОКВЭД).

Эти сведения могут оказаться весьма полезными для статистического учета.

Описывая требуемую от секретаря квалификацию, профстандарт тем самым служит нескольким целям:

  1. Задает ориентиры для системы профессионального образования. Как следствие, разного рода учебные заведения или курсы, готовящие секретарей, могут сразу ориентировать учащихся именно на то, что от них реально потребуется при трудоустройстве.
  2. Унифицирует требования, предъявляемые к секретарям. В результате становится проще определять, чем конкретно должны заниматься работники на этой должности в разных организациях.

Профессиональный стандарт секретаря — что такое и зачем нужен

Секретарь — незаменимый человек в любой компании, будь то огромная корпорация или небольшая фирма. В зависимости от политики компании функционал секретаря может меняться. В одних компаниях секретарь руководителя занимается исключительно делопроизводством, в других — обеспечением офиса канцелярией, работой с документами и корреспонденцией, составлением рабочего графика руководителя.

Именно большое поле для интерпретации должностных обязанностей секретаря привели к необходимости создания единого документа, который бы унифицировал требования и необходимые навыки для позиции секретаря руководителя.Министерство труда России позаботилось о составлении официального документа, который бы установил и упорядочил требования к квалификационным навыками секретаря.

Этим документом стал «Профессиональный стандарт».Вообще профессиональные стандарты появились относительно недавно, в 2012 году. Но активно разрабатываться и применяться на практике начали с 2014 года.

Для работников, занимающих должность секретаря руководителя такой стандарт утвердили в 2016 году.Профстандарт — это официальный документ, который имеет транснормативный характер, то есть по большей части рекомендательный.

Порядок применения профстандартов закреплен в статьях 57 и Трудового кодекса РФ. Это значит, что профстандарт обязателен к применению, когда есть пересечения положений о требованиях к профессии в нормативно-правовых актах федерального уровня.

Требования, которые указаны в профстандартах, но отсутствуют в законодательстве, носят рекомендательный характер.Полную версию профстандарта для секретаря можно посмотреть на сайте Минтруда. Официально он называется «».

Характеристика отдельных функций

Каждая из обобщенных функций раскладывается на ряд более конкретных, именно их описанию и посвящен третий раздел профстандарта.

Так, к примеру, функция по организационному обеспечению компании в целом включает:

  1. координацию и обеспечение работы организации.
  2. работу с посетителями, пришедшими в организацию;
  3. прием телефонных звонков и их распределение по сотрудникам-адресатам;

Однако это еще не всё. Дело в том, что структура профстандарта предусматривает, что помимо общего перечисления функций для каждой из них указывается, какие конкретно трудовые действия должен совершить секретарь. В частности, упомянутая выше функция по координации и обеспечению раскладывается на следующие виды действий:

  1. составление справок о разъездах и маршрутах.
  2. ведение журналов перемещений и разъездов сотрудников;
  3. координация труда курьеров и водителей;

При этом для каждой конкретной функции дополнительно еще указывается, каким именно объемом знаний и умений должен обладать секретарь.

Объемы эти пересекаются для разных функций (к примеру, знание деловой этики требуется практически всегда), но благодаря такой структуре профессионального стандарта легко разобраться, что именно можно требовать от секретаря в различных случаях. Помимо характеристики функций третий раздел профстандарта имеет еще одну нужную особенность — в нем для каждой из обобщенных функций дополнительно указывается следующая информация:

  • О возможных названиях должностей, которые может занимать секретарь.
  • О требованиях по образованию.
  • О необходимом стаже трудовой деятельности.

Для простых функций от секретаря требуется только среднее образование и программа профессиональной подготовки. Однако начиная с обобщенной функции по обеспечению деятельности руководителя профстандарт предусматривает уже высшее образование не ниже бакалавриата (хотя допускается и среднее профессиональное).

А вот для аналитической и административной поддержки выбора уже нет: секретарь в этом случае обязан иметь только высшее образование. Что же касается необходимого стажа, то для секретаря, обеспечивающего организацию в целом, он не требуется.

Но в том случае, когда он выполняет обязанности помощника руководителя, требования ужесточаются:

  1. для функции по организационной и документационной поддержке руководителя требуется стаж не менее 2 лет именно в качестве секретаря;
  2. для аналитической и административной поддержки — уже не меньше 3 лет, однако здесь достаточно любой работы, относящейся к той области, в которой действует организация.

Названия должностей профстандарт устанавливает следующие (в порядке возрастания требований по квалификации):

  • Секретарь-администратор.
  • Секретарь руководителя.
  • Делопроизводитель.
  • Помощник руководителя.

Возможные названия следует учитывать при составлении штатного расписания и оформлении документов по кадрам.

Профстандарты для секретаря с 2016 года становятся обязательными, а их соблюдение в тех случаях, когда это предусмотрено ТК РФ, будет контролироваться.

Несоответствие названий вполне может рассматриваться как нарушение. 2020-01-24

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ПРОФСТАНДАРТЫ ОБЯЗАТЕЛЬНЫ?

Абзацем третьим части второй ст.

57 ТК РФ установлено, что трудовая функция – это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работнику работы.

Причем в случаях, если в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или в профстандартах.
Причем в случаях, если в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или в профстандартах. Итак, абзац третий части второй ст.

57 ТК РФ устанавливает обязательность профстандартов только в части, касающейся наименований должностей, профессий, специальностей и квалификационных требований к ним, и только в тех случаях, когда для этих позиций (именно с такими наименованиями) нормативными правовыми актами (далее – НПА) установлено предоставление компенсаций, льгот либо наличие ограничений.

Минтруд России в своих письмах разъясняет это положение и также подчеркивает транснормативный и ограниченный характер обязательности применения профстандартов:

Из каких частей состоит профессиональный стандарт секретаря?

Как и любые другие документы этого рода, профстандарт № 447, утвержденный для секретарей руководителей, имеет следующую структуру:

  • Перечисление организаций, принимавших участие в подготовке профстандарта.
  • Функциональная карта для деятельности секретаря.
  • Характеристика отдельных профессиональных функций, возложенных на этого специалиста.
  • Общие сведения о виде деятельности и ее основной цели.

А теперь рассмотрим содержание основных разделов, за исключением последнего, подробнее.

Общие сведения, включенные в профстандарт

Первый раздел профстандарта секретаря руководителя включает в себя именно основные сведения о том, какой конкретно деятельностью должен заниматься секретарь.

В частности, здесь указаны:

  1. название вида деятельности («Организационное и документационное обеспечение управления организациями»);
  2. классификация по ОКЗ и ОКВЭД.
  3. ее основная цель (обеспечение управления и внедрение новых разработок в этой области);
  4. регистрационный номер по общему реестру профстандартов и код;

Читайте также Заявление в налоговую об изменении руководителя

В чем своеобразие функциональной карты секретаря

В третьей части отражается подробный перечень профессиональных обязанностей.

Для успешного выполнения каждой из предписанных обязанностей предусмотрены квалификационные категории, которым должен соответствовать работник в данной должности.Квалификационных уровней всего 6. Их градация зависит от опыта, профессиональных навыков и общего стажа работника.

Они фиксируются по определенной системе, предусмотренной стандартом.Основными функциями, представленными в обобщенном виде, являются:

  • Организация и обслуживание конферентных мероприятий.
  • Подготовка рабочего места руководителя и создание деловой атмосферы в кабинете.
  • Создание оптимальных рабочих условий для руководителя компании, фирмы или предприятия.
  • Информационная поддержка руководителя по текущим вопросам.
  • Документирование поступающей информации и ее систематизация.
  • Организованный сбор профессиональной информации.

Секретарь руководителя не должен быть просто статистом, принимая корпоративную или производственную информацию. Он должен проводить анализ поступаемых сведений от коллег, руководителей подразделений, клиентов, рядовых сотрудников.Аналитический подход к сбору профессиональной информации заключается в том, что секретарь ранжирует поступаемые сведения по степени важности и выделяет на представление руководителю самые безотлагательные.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право: 1.

Вносить на рассмотрение руководства предложения: — по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями; — о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину. 2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

Трудовые функции в области управления документами и их использование в должностных инструкциях

Описание трудовых функций в Профессиональном стандарте представлено в форме таблиц, в которых закрепляется:

  1. далее каждая обобщенная трудовая функция «каскадируется», т.е. разбивается на совокупность составляющих ее конкретных трудовых функций (см. Таблицу 4);
  2. сначала обобщенное наименование трудовых функций (кстати, за каждой из них закреплены свои возможные наименования должностей и квалификационные уровни — показаны в Таблице 2),
  3. для каждой конкретной трудовой функции перечисляются свои трудовые действия и необходимые для их выполнения знания и умения (см. Фрагмент документа далее).

Эта структурированная информация существенно облегчит вам разработку должностных инструкций специалистам и управленцам в сфере управления документами! Как это можно использовать, покажем далее в Примере 1.Какие конкретные трудовые функции входят в состав обобщенных трудовых функцийНо заимствовать формулировки из Профессионального стандарта надо с пониманием:

  1. конкретные трудовые функции в очень небольшой степени гармонизированы с установленными квалификационными требованиями (см. приказ Минтруда о квалификационных уровнях);
  2. кроме того, в трудовых функциях совершенно не находят отражения базовые управленческие компетенции: начиная с прогнозирования, планирования и заканчивая управлением ресурсами и даже управлением рисками (все риски подлежат документированию — это подразумевает Политика управления рисками и это же соответствует Политике управления документами).
  3. в конкретных трудовых действиях порой используются устаревшие формулировки, не соответствующие современным подходам и технологиям ДОУ;

Итак, с учетом необходимых правок и в зависимости от ситуации в конкретной организации формулировки трудовых функций, закрепленные Профессиональным стандартом, уже сейчас могут быть использованы при необходимости в процессе переработки должностных инструкций специалистов и управленцев, работающих в сфере управления документами:Какую информацию из Профессионального стандарта в каких разделах должностной инструкции можно использоватьТеперь покажем на примере, как, отталкиваясь от формулировок Профессионального стандарта, можно усовершенствовать описание трудовой функции в должностной инструкции.

Причем постараемся добавить идеи о том, что управление документами является специальной управленческой функцией! Глобально Профстандарт нацелен именно на это (он предлагает такие наименования должностей, как управляющий документацией и заместитель руководителя организации в этой предметной области), однако заложенные в нем формулировки трудовых функций данную идею в полной мере реализовать не смогли. Восполним данный пробел.Трудовые действия для трудовой функции

«Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления»

В формулировках 6 конкретных трудовых действий (отмечено цифрой 2 во Фрагменте документа выше) для трудовой функции «Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления» (цифра 1 там же и в Таблице 4) рекомендуем добавить управленческий аспект, опыт лучших практик и современную терминологию.

Поэтому трудовые действия в должностной инструкции лучше записать так (через косую черту написаны равноценные варианты, из которых вы можете выбрать более понравившийся):

  1. разработка системы идентификации и классификации локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;
  2. контроль сроков действия локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;
  3. принятие решений о способах трансляции / разработка системы трансляции / опубликования локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами.
  4. разработка и согласование проектов локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;
  5. методическое руководство применением локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;
  6. контроль соответствия локальных нормативных актов организации действующему законодательству и другим нормативным правовым актам Российской Федерации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;

Поскольку управление документацией должно распространяться на документы всех систем документации, которые образуются в деятельности организации, то специалист может выполнять еще следующие современные и необходимые функции (как самостоятельно, так и под руководством начальника службы делопроизводства):

  1. формирование базы данных локальных нормативных актов организации.
  2. разработка правил и регламентов создания, согласования и утверждения локальных нормативных актов организации;
  3. разработка электронных шаблонов и электронных бланков для создания локальных нормативных актов (по видам и разновидностям);

Должностная инструкция

В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством, уставом организации, распоряжениями и приказами руководителя, собственной должностной инструкцией. Именно в последнем документе регламентируются профессиональные задачи, которые возлагаются на должностное лицо. Приступая к выполнению служебных обязанностей, сотрудник должен быть ознакомлен с основными положениями инструкции.

Ее положения могут выступать доказательной базой в случае возникновения конфликтных рабочих ситуаций. Поэтому содержание инструкции должно быть конкретным.

И исключать возможность двойного толкования. секретаря по профстандарту составляется с учетом специфики конкретной организации и включает следующие разделы:

  1. должностная ответственность;
  2. общие положения;
  3. функции сотрудника;
  4. права сотрудника;
  5. прочие условия и требования.

В общих положениях указывается, к какой категории принадлежит сотрудник и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности, требования к квалификации, знаниям и умениям. Далее подробно описывается, в чем конкретно заключается функционал работника, и какими правами он при этом обладает.

В разделе о должностной ответственности указываются те нарушения в работе, за которые сотрудник может быть наказан. утверждается руководителем организации и доводится до сведения сотрудника (под подпись).

Функциональная карта секретаря

Вторым разделом является функциональная карта, то есть описание обобщенных трудовых функций с входящими в них конкретными обязанностями. Для каждой из них профстандарт устанавливает необходимый уровень (или подуровень) квалификации, требуемый от работника.

Уровни кодируются по принятой для профессиональных стандартов системе в зависимости от сложности функции — от 3 до 6. Профстандарт устанавливает для секретаря руководителя следующие обобщенные функции:

  • Организационное обеспечение работы организации в целом.
  • Документационное обеспечение.
  • Обеспечение деятельности конкретно лица, управляющего организацией.
  • Аналитика и административная поддержка этого лица.

Функции перечисляются в порядке возрастания сложности и требуемого квалификационного уровня.

Что нужно знать о профстандарте секретаря руководителя

Должность секретаря трудно поддается унификации должностных обязанностей и необходимых профессиональных навыков. От сферы деятельности компании, ее размеров и корпоративной культуры будет зависеть функционал секретаря руководителя.

Часто должностные обязанности секретаря устанавливаются руководством компании по своему усмотрению. Профстандарт в таком случае лишь помогает определиться с должностной инструкцией.Вот что входит в профессиональный стандарт секретаря:

  1. Общие положения — даны цель должности секретаря, полное название должности.
  2. Трудовые функции — конкретизируется список обязанностей и профессиональных навыков
  3. Функциональная карта — описываются обязанности секретаря, его обязательные навыки

Функциональная карта секретаряФункциональная карта секретаря необходима для общего представления о профессиональных требованиях к работнику и квалификационным навыкам.В профстандарте приводятся следующие функции:

  1. Документационная работа.
  2. Организация и сбор профессиональной информации.
  3. Организационная деятельность (обеспечение жизнедеятельности компании в целом).
  4. Создание и поддержание деятельности руководителя компании, его рабочих условий.

Помимо этого профстандарт включает градацию квалификационных требований и обязанностей. Выделяется 4 ступени в должности:

  1. Секретарь-делопроизводитель. Основная обязанность — ведение делопроизводства, сбор профильно документации. Для замещения данной должности работник должен знать базовые правила документооборота, уметь работать с нужными программа (например, 1С) и пр.
  2. Помощник руководителя. Это высшее звено по предъявляемым требованиям. К работнику, занимающему или претендующему на эту должность предъявляются довольно высокие требования. Он должен иметь эффективную личную самоорганизаци, обладать аналитическим складом ума, быстро реагировать на меняющиеся события, уметь организовать деловую встречу или совещание, составлять график рабочего дня руководителя, оперативно и точно в срок выполнять поручения.
  3. Секретарь руководителя. В этом случае могут быть совмещены требования, предъявляемые в к секретарю-администратору и секретарю-делопроизводителю. Помимо этого, секретарь руководителя должен обладать высокими организационными навыками, иметь хорошо поставленную речь, уметь собирать и анализировать информацию.
  4. Секретарь-администратор. К данной позиции предъявляются минимальные требования по функционалу. В основном, секретарь-администратор встречает посетителей офиса, занимается заказами канцелярии, воды и прочих необходимых вещей для нормальной жизнедеятельности офиса, разбирает корреспонденцию и т.д.

На практике немногие придерживаются данной иерархии должностей, хотя она упрощает работу с кадрами.

Работа секретаря в данном случае предстает не чем-то абстрактным и «все и сразу», а имеет четкие границы обязанностей. Руководителю в этом случае становится проще принимать решение, например, по премированию или наказанию сотрудника.Профстандарт секретаря руководителя — хороший помощник при найме работника, определению его должностных обязанностей и вознаграждения. Еще раз напомним, профстандарт обязателен к применению в том случае, когда это предусмотрено Трудовым кодексом РФ.

Секретарь: воплощение деловой этики

Выполнение любого вида работ требует от секретаря знания деловой этики.

Безупречная вежливость, офисный дресс-код являются профессиональным требованиям для секретаря любой квалификационной категории.Стандарт предписывает умение устанавливать контакт с любым собеседником и способность поддерживать деловую беседу. Имеется в виду не только телефонные переговоры, но и личное общение в приемной с клиентами.

При этом, согласно положениям стандарта, секретарь должен уметь урегулировать конфликтные моменты без непосредственного участия руководителя.Соблюдение служебного этикета предполагает также знание информационно-коммуникационных технологий. Расположить клиента или посетителя к диалогу, значит, создать благоприятное впечатление о компании.От владения речевым и поведенческим этикетом во многом зависит имидж организации в целом и личная репутация руководителя.

Профессиональный стандарт

Вид нормативного акта требования к секретарской работе приобрели в 2016 году.

Был принят обобщенный профессиональный стандарт специалиста по документационному и организационному обеспечению управления организацией. Основная задача стандарта – оптимизировать кадровую политику.

Руководитель может ориентироваться на него при оценке профессиональных качеств работника.

Также документ используется при составлении учебных программ по подготовке секретарей. Профстандарт содержит:

  1. список умений, навыков, знаний, необходимых для их выполнения;
  2. требования к образовательному уровню и стажу работы.
  3. перечень основных трудовых функций;

Также в документе перечисляются возможные наименования должностей и требования к ним. В его состав включены, к примеру, профстандарты «Секретарь руководителя», делопроизводителя и других.

В структуре выделено несколько смысловых блоков:

  1. общие сведения (обозначение цели деятельности, кодификатор);
  2. характеристика трудовых функций (конкретизация перечня обязанностей, навыков, предписываемых сотруднику);
  3. функциональная карта (список трудовых функций и квалификационных категорий);
  4. информация о разработчиках нормах.

Третий раздел начинается с профстандарта секретаря-администратора, к квалификации, образовательному уровню и стажу которого предъявляются самые мягкие требования. Читайте также Бригадир это руководитель или рабочийОсновные функции сотрудника, занимающего изучаемую должность, сформулированы следующим образом:

  1. создание необходимых условий для работы руководителя организации и административная поддержка.
  2. систематизация, документирование и хранение поступающей информации;
  3. информационная поддержка по текущим вопросам;
  4. организованный сбор профессиональных сведений;
  5. сопровождение деловых мероприятий;

Профстандарт для секретаря

Чубова Е.

П., Шаповалова Е. В. Трудовые функции секретаря руководителя в соответствии с профессиональным стандартом // Молодой ученый. — 2016. — №28.1. — С. 32-35. — URL https://moluch.ru/archive/132/36796/ (дата обращения: 17.05.2018).

В статье рассматриваются отдельные трудовые функции секретаря, зафиксированные в профессиональном стандарте специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией. Проводится анализ соответствия практических навыков с необходимыми знаниями в данной профессиональной деятельности. Ключевые слова: трудовые функции секретаря, профессиональный стандарт, информационная составляющая работы секретаря руководителя.

Требования к деятельности современного секретаря меняются достаточно активно.

Факторы, влияющие на данный процесс, формируются как во внешней среде, так и в пределах самой организации. До недавнего времени знания и умения секретаря были зафиксированы в должностной инструкции, разработанной на основе ряда квалификационных справочников. Регулярная актуализация нормативных документов хотя и производится, но по некоторым группам направлений все еще есть наблюдается расхождение с текущими моделями организации труда.
Регулярная актуализация нормативных документов хотя и производится, но по некоторым группам направлений все еще есть наблюдается расхождение с текущими моделями организации труда.

В 2007–2008 гг. появились первые профессиональные стандарты. Уже через три года Правительством РФ было учреждено Агентство стратегических инициатив, приступившее к разработке дорожной карты

«Создание Национальной системы квалификаций и компетенций»

.

Следующим шагом в данном направлении было утверждение Плана разработки профессиональных стандартов на 2012–2015 годы. Профессиональный стандарт содержит требования к тому, что работник должен уметь и знать в определенной профессиональной области.

В стандарте идет четкая привязка практических навыков работника к тем знаниям, которые и позволяют ему сформировать теоретическую основу для наработки профессиональных умений. С момента введения профессиональных стандартов требования приобрели четкую практическую направленность. Именно работодатели стали инициаторами разработки и внедрения профстандартов с целью максимального сближения квалификационных требований специалиста с теми знаниями, которые студент получил за время обучения, формированию у них компетенций, удовлетворяющих потребностям рынка труда.

Профессиональный стандарт

«Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ в 2015 г.

содержит характеристику обобщенных и трудовых функций таких профессий, как секретарь руководителя и помощник руководителя.

На примере должности секретаря руководителя рассмотрим отдельные функциональные обязанности с учетом требований работодателей.

В качестве обобщённой трудовой функции обозначено организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации. По содержанию данная функция содержит три основных направления, которые соответствуют традиционной функциональной классификации секретарской деятельности.

Если в документационном и организационном направлении деятельности секретаря большинство функций понятны изначально и не содержат «белых пятен», то информационная составляющая требовала четкого раскрытия того, чем должен заниматься секретарь. В профессиональном стандарте данный аспект раскрывается двумя трудовыми функциями, а именно обеспечением руководителя информацией и организацией информационного взаимодействия руководителя с работниками. Для реализации первой трудовой функции секретарь должен уметь осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации; составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы; производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков.

Данная функция соотносится с определенными знаниями таких вопросов, как принципы формирования внешних и внутренних информационных потоков, их состав; особенности создания баз данных в организации, а также современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков. При обеспечении взаимодействия руководителя с должностными лицами разных уровней подчиненности помимо базовых навыков, а именно, — умение работать с офисным пакетом (текстовым редактором, таблицами), необходимо осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных, проверять их достоверность, полноту и непротиворечивость, предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате, а также обеспечивать оперативность информационных потоков.

С этой целью секретарю необходимо знать нормативно-правовые и нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере профессиональной деятельности организации; структуру и направления деятельности организации, а также компетенции структурных подразделений и должностных лиц. Кроме того, секретарь должен владеть вопросами информационного обеспечение организации для интегрирования инструментов управления, а также для соединения системы управления с системой исполнения.

Без знания форм предоставления управленческой информации, ее источников и методов отбора источников информации невозможно осуществить качественное информационное взаимодействие всех должностных лиц организации.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+